Realizar um inventário de estoque de forma eficiente não é apenas uma questão de manter a organização, mas sim de garantir o fluxo contínuo de sua operação e a saúde financeira da sua empresa.
Segundo estudos, uma boa gestão de estoque pode reduzir custos operacionais em até 25%. Ou seja, um inventário bem-feito impacta diretamente na lucratividade. No entanto, muitas empresas ainda enfrentam desafios quando o assunto é contagem e controle de estoque.
Para te ajudar a melhorar a gestão do seu estoque, criamos um checklist detalhado com os passos essenciais para realizar um inventário preciso e eficiente. Confira abaixo!
1. Planeje a contagem do estoque
O planejamento é a base de um inventário bem-sucedido. Antes de começar a contagem, é essencial dedicar um tempo para organizar o processo. Aqui estão algumas etapas cruciais:
- Defina o momento da contagem: Escolha um horário que minimize a interferência nas operações. Muitas empresas optam por fazer a contagem fora do horário comercial ou durante períodos de baixa demanda.
- Prepare a equipe: Divida tarefas entre os colaboradores, garantindo que todos saibam exatamente o que fazer. Isso pode envolver a separação de produtos, a verificação de localizações e até a utilização de ferramentas como leitores de código de barras.
- Escolha a tecnologia certa: Utilize sistemas integrados de gestão de estoque para automatizar o processo e garantir a precisão dos dados.
Exemplo prático: Se você possui uma loja física e online, o momento ideal para realizar a contagem seria após uma venda de fim de semana, quando as movimentações de estoque são menores.
Também recomendamos as contagens parciais, que podem ajudar na medida em que aumentam a frequência das contagens sem a necessidade de paralisar todo o estoque.
2. Separe e categorize os produtos
Organizar seu estoque de forma estratégica facilita a contagem e reduz o risco de erros. Faça isso:
- Agrupe por categorias: Separe os produtos por tipo, código ou localização no armazém. Isso ajuda a localizar rapidamente os itens durante a contagem.
- Verifique a validade: Se você trabalha com produtos perecíveis ou com prazo de validade, certifique-se de verificar as datas de expiração para garantir que o estoque seja renovado de forma eficaz.
- Agrupe de acordo com a demanda: Ajuste seu estoque para que as curvas A, B e C possam segmentar sua operação, de forma que o que mais vende, fique em posições mais acessíveis no armazém. Pode parecer óbvio, mas qualquer segundo economizado no picking e packing pode aumentar as margens do seu negócio.
Dica adicional: Investir em um sistema de gestão de estoque (WMS) ajuda a categorizar e controlar os produtos de forma automática, evitando falhas e perdas no estoque.
3. Realize a contagem física
A contagem física é onde a precisão é fundamental. Aqui estão algumas dicas para garantir que essa etapa seja feita corretamente:
- Conte cada item cuidadosamente: Realize a contagem item por item e registre as quantidades de maneira detalhada. Se possível, utilize dispositivos de leitura de código de barras para facilitar o processo e evitar erros manuais.
- Divida a contagem por setores: Em grandes estoques, a contagem pode ser feita em áreas específicas para otimizar o tempo e a acuracidade.
Exemplo real: Empresas como Amazon e Mercado Livre utilizam sistemas avançados de contagem e tecnologia RFID para garantir que seus estoques estejam sempre precisos, mesmo em grandes volumes de produtos.
4. Compare os dados e ajuste as diferenças
Depois de contar fisicamente os produtos, o próximo passo é comparar os números obtidos com os dados registrados no sistema de gestão. Esse processo garante que as discrepâncias sejam identificadas e corrigidas rapidamente.
- Confronte os resultados: Compare as quantidades físicas com os registros no sistema. Caso haja alguma discrepância, faça os ajustes necessários.
- Registre os ajustes: Mantenha um histórico de todas as alterações feitas, seja por erro na contagem ou por ajustes no sistema.
Estudo de caso: Segundo uma pesquisa da Zebra Technologies, empresas que utilizam soluções automatizadas para comparar dados de inventário têm 50% menos erros do que aquelas que fazem esse processo manualmente.
5. Automatize a gestão de estoque para facilitar inventários futuros
Se você ainda realiza inventários manualmente, talvez seja hora de considerar a automação. Com a utilização de tecnologias como WMS (Warehouse Management System) e TMS (Transportation Management System), é possível:
- Ajudar na contagem em tempo real: Sistemas automatizados atualizam o inventário automaticamente à medida que novos produtos entram ou saem do estoque, garantindo que as informações sejam sempre precisas.
- Prevenir erros de contagem: A automação reduz a dependência de processos manuais e minimiza as falhas humanas, tornando o processo de inventário mais rápido e confiável.
Implementando um sistema WMS/TMS, sua empresa pode eliminar erros, aumentar a agilidade e otimizar todo o processo de gestão de estoque, desde a entrada de mercadorias até a expedição.
Conclusão: Torne seu inventário mais eficiente e minimize erros
Realizar um inventário de estoque bem-feito não precisa ser uma tarefa difícil ou demorada. Com um bom planejamento, organização e a adoção das tecnologias adequadas, sua empresa pode garantir um controle mais rigoroso, evitando falhas e perdas.
Automatizar processos e contar com sistemas como WMS e TMS pode ser o diferencial para transformar o gerenciamento de estoque em um processo ágil e preciso, contribuindo para uma operação mais eficiente e com menos erros.
Investir em uma gestão de estoque bem estruturada não só melhora a acuracidade das contagens, mas também reduz o tempo gasto em processos manuais, permitindo que sua equipe se concentre em atividades mais estratégicas.
Além disso, uma boa gestão de inventário pode ajudar a otimizar o fluxo de caixa, evitando a falta ou o excesso de produtos e melhorando a tomada de decisões sobre compras e vendas.
A transformação na gestão de estoque traz benefícios tangíveis, como redução de custos operacionais e maior competitividade no mercado. Por isso, investir em soluções tecnológicas que automatizem a contagem e o controle de estoque deve ser uma prioridade para qualquer empresa que busca crescer e se manter eficiente no longo prazo.
Autor: Equipe Editorial
